Importancia de los datos en un Proyecto de CRM - 2

Los datos deben poseer una serie de atributos o características que deben ser analizados y que pueden servir como un primer examen para que su organización evalúe qué tan bien se encuentra en el tema de datos. Estas características son:

• Exactitud (los datos representan lo que realmente sucede)
• Integridad (los datos están organizados de forma lógica y coherente)
• Totalidad (cuenta con los datos necesarios)
• Validez (se encuentran los datos dentro de márgenes tolerables de acuerdo con la naturaleza del negocio)
• Oportunidad (se cuenta con los datos en el momento que son requeridos) y Asequibilidad (se puede tener acceso a los datos en el momento que se necesitan) 

¿Reune sus datos actualizados?
Generalmente en las organizaciones en nuestro medio, las fuentes de datos que servirán de base para iniciar la operación de un sistema CRM son diversas y pueden variar desde un sistema transaccional tipo ERP, pasando por bases de datos de propósito específico, hojas de cálculo e incluso archivos planos. A esto es necesario adicionarle el hecho de que seguramente el diseño del sistema de información ha incluido una gran cantidad de datos que se suponen enriquecen el conocimiento de las relaciones con el cliente, pero que son datos que no existen y nunca han sido obtenidos, por lo tanto es necesario partir del hecho de planear como de obtendrán. En algunas industrias la complejidad es aún mayor debido a que se desea integrar información de fuentes externas como por ejemplo en la industria farmacéutica en la cual es importante integrar datos de bases de información del comportamiento del mercado como pueden ser IMS o Close Up. (Estos corresponden a servicios de manejo de información del comportamiento del mercado específicamente para la industria farmacéutica).

Por todas estas condiciones, es fundamental darle la importancia al tema de datos para evitar un fuerte fracaso en su estrategia de implementación. En algunas oportunidades puede que se le dé la importancia que merece al proceso inicial de cargue de datos, pero se peca en los procesos que permitan garantizar la dinámica de los mismos. Usted deberá evaluar en detalle que tan útil es el dato y cómo evoluciona este al interior del sistema. Es fundamental asignar responsabilidad de los datos a los funcionarios de la empresa. La calidad y actualización de cada uno de los datos debe ser responsabilidad de las áreas usuarias, no del departamento de tecnología. Por tal razón en muy importante que en su estrategia de centralización en el cliente, y  defina concretamente cuales son las responsabilidades de cada funcionario con relación a los datos que debe mantener actualizados y que mecanismos debe utilizar para esto. Otro aspecto muy importante es que hay una gran cantidad de información “viva” que evoluciona de manera permanente y si está información es crítica para el negocio, es necesario definir mecanismos que permitan actualizar esta información. Por ejemplo, los datos de los clientes para una empresa que llega de manera directa a sus hogares con su fuerza de ventas.