Planear la implementación de Microsoft Dynamics CRM 4.0 - Parte 1

En la siguiente sección se describe cómo planear la implementación de Microsoft Dynamics CRM 4.0.
Tareas de planeamiento para directores generales

Durante el planeamiento, los directores generales deben:

1.    Planear cómo se asigna la estructura de la empresa a Microsoft Dynamics CRM 4.0. Tome un organigrama de su área y decida los roles de seguridad que necesita cada usuario. Defina los equipos y las colas y los miembros de cada uno. 

2.    Decidir si desean automatizar algún proceso de negocio. Microsoft Dynamics CRM 4.0 es una solución para automatizar los procesos de negocio internos mediante la creación de reglas de flujo de trabajo que describen tareas habituales y repetitivas que afectan a las operaciones diarias de la empresa.
Para usar la función de flujo de trabajo, debe crear reglas. Para cada regla, debe definir el desencadenador y la acción resultante. Las reglas pueden activarse cuando un registro cambia de estado (de abierto a cerrado, de activo a inactivo), cuando se crea un registro, cuando se asigna un registro o manualmente.
Los escenarios siguientes son ejemplos de cómo automatizar un proceso de negocio mediante un flujo de trabajo.

• Asignar distintos tipos de casos a representantes de servicio específicos.

Una regla de flujo de trabajo puede determinar la categoría del caso (problema con el envío, con el producto o con la facturación) y asignarlo a la cola adecuada. Si el caso permanece en una cola durante dos días sin resolverse, la regla puede asignar el caso automáticamente al jefe. Si después de cuatro días, el caso sigue sin resolverse, puede  enrutarse a una cola de elevación de caso.

• Comunicarse con otras bases de datos de la organización.

Una regla de flujo de trabajo puede notificar al servicio de facturación siempre que se crea una factura con Microsoft Dynamics CRM 4.0.

• Notificar automáticamente a los clientes cuando se envía un pedido.

Cuando el estado de una factura cambia a “Enviado”, el cliente puede recibir una notificación automática del envío a través del correo electrónico usando una plantilla de correo electrónico predefinida.

•  Enviar automáticamente un mensaje de correo electrónico a los nuevos clientes potenciales.

Cuando se crea un cliente potencial, dependiendo de la fase en la que se identifique el cliente potencial, pueden programarse distintas actividades. Para un cliente potencial en la fase 1, puede enviarse automáticamente una carta introductoria por correo electrónico y programarse una actividad con una fecha de vencimiento de un mes para el seguimiento. Para un cliente potencial en la fase 2, puede programarse una actividad para que un comercial específico llame al cliente potencial y le envíe un catálogo de productos por correo. Para un cliente potencial en la fase 3 ó 4, se programa una actividad para que un comercial específico envíe por fax promociones y gastos colaterales al cliente, con otra actividad de tarea como seguimiento al cabo de una semana.

• Coordinar el tratamiento de los clientes insatisfechos entre ventas y soporte técnico.

Después de que se haya resuelto un caso en el que el cliente haya establecido el nivel de satisfacción en “insatisfecho”, puede programarse automáticamente una actividad para que un comercial realice una llamada a ese cliente. Si el cliente ha establecido el nivel de satisfacción en “muy insatisfecho”, puede programarse automáticamente una actividad para que un jefe realice una llamada a ese cliente.

3.    Recopilar datos de configuración acerca de los productos y los competidores.
Para obtener más información acerca de productos y datos de los competidores, consulte los temas de Ayuda de Microsoft Dynamics CRM 4.0.

4.    Decidir si tiene que personalizar Microsoft Dynamics CRM para satisfacer las necesidades de su empresa.
Para obtener más información acerca de la personalización, vea los temas de Ayuda de Microsoft Dynamics CRM 4.0.

5.    Consultar los informes predeterminados que proporciona Microsoft Dynamics CRM y determinar si son necesarios informes adicionales.

Microsoft Dynamics CRM 4.0 incluye informes estándar que se pueden usar para dar respuesta a cuestiones de empresa habituales. Puede modificarlos o crear unos informes propios si necesita informes adicionales.
A medida que va diseñando el sistema Microsoft Dynamics CRM 4.0, los directores deben revisar los informes relativos a sus áreas para garantizar que satisfarán sus necesidades. La Ayuda incluye un tema acerca de los informes predeterminados de cada área de Microsoft Dynamics CRM 4.0, con un vínculo a un tema detallado en el que se describen las cuestiones de empresa que cubre el informe.