Tareas de Planeamiento MS CRM Parte 7

Identificación de los requisitos de aprendizaje

Una de las claves de una implementación correcta consiste en proporcionar cursos de aprendizaje y soporte técnico a todos los usuarios para garantizar que todos puedan usar el sistema correctamente. Todos los usuarios necesitan realizar cursos sobre el uso en general de Microsoft Dynamics CRM 4.0 y sobre los procesos de negocio. Una forma eficaz consiste en programar cursos prácticos inmediatamente antes de la implementación en toda la organización. Así, los usuarios podrán poner en práctica lo que han aprendido.

El plan debe incluir el aprendizaje de distintos grupos de usuarios:

Directores generales
Administre los usuarios y sus privilegios de acceso, los cambios en la estructura del departamento, la generación de informes, la revisión y el análisis de datos, y el uso del sistema en general.
Los jefes de ventas pueden conocer el seguimiento de las cuotas de ventas.

El aprendizaje de los jefes de servicios puede incluir el seguimiento de recursos, la administración de colas y de la lista de servicios.
El aprendizaje de los jefes de marketing debe incluir la administración de listas y campañas.

 Representantes de ventas

Su aprendizaje debe incluir la creación y administración de cuentas y actividades mediante los clientes web y de Microsoft Dynamics CRM para Outlook, la importación de listas, la administración de correo electrónico directo, la creación de plantillas de correo electrónico y la generación de informes.

Representantes de servicio
Su aprendizaje puede incluir la administración de casos y artículos de Knowledge Base, así como el uso de colas.

Programadores de servicio
Su aprendizaje puede tratar sobre la forma de definir recursos.

Personal de marketing
Su aprendizaje debe incluir la definición de recursos.

Otros usuarios (como el personal del departamento de contabilidad)
Su aprendizaje debe incluir la administración de contratos, el proceso de comisiones, la visualización y el acceso a los datos y otras funciones bajo su responsabilidad.

Personal de tecnologías de la información
Su aprendizaje debe incluir la configuración de Microsoft Dynamics CRM 4.0, la realización de copias de seguridad y otras tareas de mantenimiento de datos, la realización de cambios en la estructura organizativa y en las directivas empresariales, la personalización de listas desplegables, el soporte técnico a usuarios, la creación de plantillas y de reglas de flujo de trabajo.

Además de conocer Microsoft Dynamics CRM 4.0, el personal técnico puede necesitar conocimientos del uso de:

• El sistema operativo Windows
• Active Directory
• Internet Information Services (IIS)
• Microsoft SQL Server 2005, incluido Reporting Services.
• Microsoft Exchange Server 2003, Microsoft Exchange Server 2007 o un servidor de correo electrónico compatible con POP3 (necesario si se implementa Microsoft Dynamics CRM E-mail Router)
• Microsoft Office Outlook (necesario si se implementan los clientes de Microsoft Dynamics CRM para Outlook)

Tareas de Planeamiento MS CRM Parte 6

Identificación de componentes opcionales

Determine los componentes opcionales que se incluirán en el sistema de Microsoft Dynamics CRM 4.0:

• Microsoft Dynamics CRM para Microsoft Office Outlook
• Microsoft Dynamics CRM E-mail Router
• Administrador de migración de datos de Microsoft Dynamics CRM

Identificación de los requisitos de hardware y software

El inventario del hardware y software actuales ayudará a determinar qué elementos existentes puede usar como parte de la implementación de Microsoft Dynamics CRM 4.0 y qué elementos debe adquirir para que la implementación pueda continuar.  

Si tiene que adquirir hardware o software adicionales, compruebe su disponibilidad y fechas de entrega. Estas fechas, y el tiempo necesario para la instalación, son dependencias externas que afectan al programa. En el capítulo “Requisitos del sistema y componentes necesarios” de este documento se detallan los requisitos de hardware y software de los componentes de Microsoft Dynamics CRM 4.0.

Determinación de los requisitos de importación de datos

En método primario para introducir los datos existentes en Microsoft Dynamics CRM 4.0 es el Administrador de migración de datos. El Administrador de migración de datos incluye herramientas de importación y migración de datos para la mayoría de entidades.

Determinación de las necesidades de personalización

Para cada tipo de registro debe determinar:

• Los cambios a nivel de campo, como cambios de etiquetas, campos nuevos y modificaciones de los valores de listas desplegables.
• Los cambios a nivel de formulario, como la incorporación de nuevos campos, la eliminación de campos no usados y la reordenación de campos para que coincidan con los procesos de negocio.
• Los cambios a nivel de vista, como la incorporación de nuevos campos, la eliminación de campos no usados y la reordenación de campos para que coincidan con los procesos de negocio.
• Los informes que se tienen que modificar para incorporar los cambios de nivel de campo.
• Los nuevos informes que sean necesarios.

Tareas de Planeamiento MS CRM Parte 5

Definición de tareas de desarrollo, de implementación y posteriores a la implementación

Las tareas de desarrollo, de implementación y posteriores a la implementación son las siguientes:

• Definir un plan piloto o de prueba.
• Definir los requisitos de soporte técnico de la implementación.
• Crear un documento de ámbito de la implementación.
• Preparar un documento de análisis del intervalo.
• Preparar un manual inicial de diseño de la interfaz de usuario.
• Preparar y entregar los cambios en el diseño de informes.
• Si se necesita la migración de datos, preparar un plan inicial de migración de datos.
• Si se necesita la integración, preparar un plan de integración inicial.

Tareas de Planeamiento MS CRM Parte 4

Análisis de los procesos de negocio
 
Debe tener una amplia comprensión del funcionamiento de los sistemas de ventas, servicios, programación de servicios, procesos de marketing y recogida de datos existentes. Además, debe tener una idea clara del funcionamiento que se desea para dichos procesos. La mejor forma de analizar los procesos de negocio consiste en usar integrantes de la organización que conozcan dichos procesos. En general, los expertos son los jefes de departamento o las personas designadas por ellos para llevar a cabo las tareas como parte de su trabajo. En última instancia, una implementación correcta depende de su capacidad de ser usada y de la voluntad de los usuarios para usarla. Por tanto, es muy importante contar con esos expertos desde el principio del proceso.
 
Las tareas para analizar los procesos de negocio son las siguientes:

• Averiguar cuáles son los procesos existentes. Por ejemplo, cómo se crean y administran las cuentas, cómo se registran los pedidos, cómo se hace el seguimiento del inventario y cómo se factura a los clientes.

• Averiguar qué opinan los usuarios acerca del sistema actual. Por ejemplo, si es efectivo, si consume mucho tiempo y si hay procesos que se puedan agilizar o eliminar completamente.

• Averiguar qué expectativas tienen los usuarios respecto a Microsoft Dynamics CRM 4.0. Por ejemplo, si están interesados en cómo usar un sistema CRM automatizado o si tienen alguna duda o pregunta.

• Examinar los procesos actuales y averiguar si responden a las prácticas empresariales correctas o si la razón de que sigan existiendo es que nadie desea cambiarlos.

• Conocer las características de Microsoft Dynamics CRM 4.0 y su relación con los procesos y procedimientos actuales de la organización.

• Determinar qué informes son necesarios y forman parte del proceso de negocio actual.

• Determinar los componentes y las características que se implementarán en primer lugar, y en qué momento del futuro se agregarán componentes y características adicionales.

• Incorporar los procesos en Microsoft Dynamics CRM 4.0. Determinar si los procesos se pueden volver a crear tal como existen actualmente o si deben realizarse cambios para incorporar la aplicación y usar sus nuevas funciones.

Tareas de Planeamiento MS CRM Parte 3

Creación de un programa
 
La creación de un programa es uno de los trabajos más importantes del equipo de implementación. Un programa debe enumerar los pasos que se deben seguir para implementar Microsoft Dynamics CRM 4.0, los requisitos de tiempo de cada paso y quién es el responsable de asegurar que se completan las tareas. También se pueden determinar los riesgos y las dependencias. Por ejemplo, en la siguiente lista se indican las principales tareas asociadas con la implementación (tareas de implementación) de Microsoft Dynamics CRM 4.0: 

1.    Hardware y software

• Determinar los requisitos y las especificaciones
• Obtener, instalar y configurar

2.    Instalar Microsoft Dynamics CRM 4.0
 
3.    Personalizar la aplicación Microsoft Dynamics CRM 4.0

• Analizar el proceso de negocio
• Determinar los requisitos y especificaciones de personalización
• Aprobar y bloquear las especificaciones de personalización
• Desarrollar la personalización
• Revisar la personalización
• Probar el sistema
• Hacer que el grupo piloto use el producto
• Finalizar la personalización
• Auditar el proceso

4.    Aprendizaje

• Programar el aprendizaje de los administradores
• Programar el aprendizaje de los usuarios

5.    Implementación

• Implementar Microsoft Dynamics CRM 4.0 en la organización
• Realizar la importación de datos heredados (si se realiza alguna importación)
• Validar los datos heredados después de la instalación

6.    Seguimiento posterior a la implementación

• Efectuar una auditoría o revisión posterior a la implementación (al cabo de unos 3 meses)

Tareas de Planeamiento MS CRM Parte 2

Identificación del equipo de implementación

La responsabilidad de una implementación correcta de Microsoft Dynamics CRM 4.0 debe compartirse entre varias personas y organizaciones. Entre otros, el proveedor de software, el consultor u otro socio de valor agregado, y las personas dentro de su propia organización que deben participar en el equipo de implementación. Estas personas implementarán Microsoft Dynamics CRM 4.0 en su empresa.

Las responsabilidades de un equipo de implementación son las siguientes:
•Desarrollar una estrategia de instalación.
•Determinar quién llevará a cabo las distintas tareas.
•Crear un programa de implementación.
•Definir un plan de informes de progreso.

Entre los integrantes del equipo de implementación deben incluirse personas con conocimientos organizativos y de planeamiento, conocimientos de las operaciones cotidianas de la empresa y conocimientos de Microsoft Dynamics CRM 4.0. El equipo debe incluir también a los administradores del sistema, que deben contar con experiencia técnica en seguridad de Microsoft Windows, redes cliente-servidor, administración de bases de datos y tecnología web.
El número de personas implicadas en la implementación de Microsoft Dynamics CRM 4.0 dependerá del tamaño de la organización. Para evitar conflictos de responsabilidad entre tareas y tiempo, asegúrese de que los integrantes del equipo de implementación sean recursos con dedicación plena o que puedan programar las tareas relacionadas con la implementación como una prioridad, especialmente si se trata de una implementación a un gran número de usuarios. Los integrantes del equipo y sus superiores deben comprender y aceptar el compromiso requerido.
Cada integrante del equipo debe tener un rol y un conjunto de responsabilidades claramente definidos. Estos roles son los siguientes:

●Propietarios de la empresa y directores generales
Los propietarios de la empresa y los directores generales proporcionan el liderazgo necesario para lograr el éxito, y las decisiones orientativas acerca de la implementación de Microsoft Dynamics CRM 4.0. Aunque no tienen que comprender los detalles de la instalación y configuración, deben conocer los requisitos de configuración y mantenimiento del sistema.

●Patrocinador ejecutivo
En organizaciones pequeñas, este rol pueden desempeñarlo el propietario de la empresa o los directores generales. En organizaciones grandes, esta persona representa el vínculo entre el jefe del proyecto y la dirección superior. Esta persona debe comprender los detalles de instalación y configuración, y el programa, y trabajar con los proveedores externos.

●Jefe del proyecto de implementación
El jefe del proyecto dirige el trabajo y coordina su ejecución. Esta persona debe comprender los detalles de instalación y configuración, y el programa, conocer a los demás integrantes del equipo y su contribución, y trabajar con los proveedores externos.

●Administrador del sistema/administrador de bases de datos
El administrador del sistema instala y configura el hardware, instala los sistemas operativos y el software de soporte e instala el software Microsoft Dynamics CRM 4.0. En organizaciones más pequeñas, un socio de Microsoft puede encargarse de estas tareas.
El administrador de bases de datos realiza el mantenimiento y la copia de seguridad de los datos empresariales. En función del tamaño de la organización, el rol de administrador de bases de datos se puede asignar al administrador del sistema o a otra persona (por ejemplo, algún integrante del grupo de operaciones).

●Personal de operaciones
El personal de operaciones es responsable de llevar a cabo el mantenimiento diario del sistema, asegurar que el sistema está en buen estado y realizar la recuperación de errores. En organizaciones más pequeñas, estas funciones se pueden compartir con el administrador del sistema o de bases de datos.

Tareas de Planeamiento MS CRM Parte 1

La clave para instalar correctamente Microsoft Dynamics CRM 4.0 es un buen plan de implementación que incluya definiciones de los objetivos generales que se desean alcanzar, los requisitos del sistema que se deben cumplir y el tiempo necesario para completar el plan. Además, los requisitos y procesos de negocio se asignan a la aplicación.
El planeamiento debe incluir lo siguiente:
 
Definición del ámbito del proyecto
La sección del ámbito del proyecto debe incluir lo siguiente:

• Identificación de los objetivos empresariales. Determine los objetivos empresariales y calcule el retorno de la inversión (ROI) y el costo total de propiedad (TCO). Explique sus razones para usar Microsoft Dynamics CRM 4.0.

• Identificación de los factores de riesgo. Elabore planes de contingencias para reducir los riesgos y las dependencias. Los planes pueden incluir cursos adicionales, relaciones públicas internas y soporte técnico. Entre los factores de riesgo se incluyen la entrega de nuevo hardware y software, las dependencias de personal importante o proveedores externos, el tiempo necesario para la implementación y la resistencia de los usuarios al cambio.

• Identificación del equipo de implementación. Designe a una persona que se haga responsable del seguimiento de los costos, el programa, el rendimiento y los factores de riesgo. Determinar los patrocinadores ejecutivos, jefes de proyecto e integrantes del equipo del proyecto. Esta tarea incluye la decisión de contratar o no a un consultor externo. Defina un proceso de asignación de problemas y determine quién es responsable de tomar las decisiones finales.

• Uso del planeamiento. Defina quién usará Microsoft Dynamics CRM 4.0, qué tareas se efectuarán con Microsoft Dynamics CRM 4.0 y si hay sistemas antiguos que se quedarán obsoletos.

• Identificación de las necesidades de equipamiento y software. Documente el estado de la infraestructura técnica actual, así como los cambios de hardware, software o redes necesarios para usar Microsoft Dynamics CRM 4.0. Incluya información sobre los riesgos técnicos y las restricciones.

• Determinación del presupuesto y del programa. Incluya los cálculos. Si piensa llevar a cabo una implementación en fases por ubicación o funcionalidad, o ambos, establezca una fecha final y un presupuesto para cada parte.

• Planeamiento de la administración de cambios. Determine cómo solicitar, revisar y aprobar los cambios durante el proceso de implementación.

Información general de la implementación MS CRM 4.0

En esta sección se desarrollan las diversas tareas necesarias para una implementación correcta de Microsoft Dynamics CRM 4.0. Los grupos de tareas son los siguientes:
 
Planeamiento
 
El planeamiento es la fase fundamental, que comienza con la comprensión del uso que la organización prevé para Microsoft Dynamics CRM 4.0. Se incluye lo siguiente:
•    Desarrollo del compromiso por parte de los administradores principales.
•    Definición del equipo del proyecto de implementación.
•    Decisión de contratar consultores o usar personal propio.
•    Definición del ámbito del proyecto
•    Creación de un plan de implementación.
•    Comprobación de que los administradores principales de la organización comprenden y apoyan el plan.

Desarrollo
 
En este grupo existen tres tareas:
1.    Instalación y configuración del hardware y el software.
2.    Uso de los datos recopilados en el planeamiento para configurar Microsoft Dynamics CRM 4.0.
3.    Uso de los datos recopilados en el planeamiento para personalizar Microsoft Dynamics CRM 4.0, si es necesario.

En función de las opciones seleccionadas por la organización, también se puede incluir lo siguiente:
•    Migración de datos de aplicaciones de origen.
•    Configuración de un entorno piloto o de prueba.
•    Integración de Microsoft Dynamics CRM 4.0 con un sistema de Planeamiento de recursos de empresas (ERP), como Microsoft Dynamics GP.

Planear la implementación de Microsoft Dynamics CRM 4.0 - Parte 2

Tareas de desarrollo para directores generales
Durante el desarrollo, los directores generales deben:

1. Supervisar con atención los cambios en la configuración y la personalización para garantizar que satisfacen las necesidades de la empresa.
2. Tener disponibilidad para responder a preguntas detalladas a medida que se produzcan.
3. Realizar cursos acerca de las tareas de administración que pueden realizar, como agregar y quitar usuarios o escribir los cambios de configuración.

Tareas de implementación para directores generales
Durante la implementación, los directores generales deben:

1. Asegurarse de que las necesidades de aprendizaje de los empleados están cubiertas.
2. Escuchar las experiencias iniciales de los usuarios de Microsoft Dynamics CRM 4.0 y determinar requisitos adicionales de configuración y personalización.

Tareas posteriores a la implementación para directores generales
Durante la fase posterior a la implementación, también conocida como la fase de operación en Microsoft Dynamics Sure Step, los directores generales deben:

1. Aprender de las experiencias de los usuarios de Microsoft Dynamics CRM 4.0 y determinar requisitos adicionales de configuración y personalización.
2. Usar los datos de los informes de Microsoft Dynamics CRM 4.0 para fortalecer las funciones de ventas, marketing y servicios de la organización.

Planear la implementación de Microsoft Dynamics CRM 4.0 - Parte 1

En la siguiente sección se describe cómo planear la implementación de Microsoft Dynamics CRM 4.0.
Tareas de planeamiento para directores generales

Durante el planeamiento, los directores generales deben:

1.    Planear cómo se asigna la estructura de la empresa a Microsoft Dynamics CRM 4.0. Tome un organigrama de su área y decida los roles de seguridad que necesita cada usuario. Defina los equipos y las colas y los miembros de cada uno. 

2.    Decidir si desean automatizar algún proceso de negocio. Microsoft Dynamics CRM 4.0 es una solución para automatizar los procesos de negocio internos mediante la creación de reglas de flujo de trabajo que describen tareas habituales y repetitivas que afectan a las operaciones diarias de la empresa.
Para usar la función de flujo de trabajo, debe crear reglas. Para cada regla, debe definir el desencadenador y la acción resultante. Las reglas pueden activarse cuando un registro cambia de estado (de abierto a cerrado, de activo a inactivo), cuando se crea un registro, cuando se asigna un registro o manualmente.
Los escenarios siguientes son ejemplos de cómo automatizar un proceso de negocio mediante un flujo de trabajo.

• Asignar distintos tipos de casos a representantes de servicio específicos.

Una regla de flujo de trabajo puede determinar la categoría del caso (problema con el envío, con el producto o con la facturación) y asignarlo a la cola adecuada. Si el caso permanece en una cola durante dos días sin resolverse, la regla puede asignar el caso automáticamente al jefe. Si después de cuatro días, el caso sigue sin resolverse, puede  enrutarse a una cola de elevación de caso.

• Comunicarse con otras bases de datos de la organización.

Una regla de flujo de trabajo puede notificar al servicio de facturación siempre que se crea una factura con Microsoft Dynamics CRM 4.0.

• Notificar automáticamente a los clientes cuando se envía un pedido.

Cuando el estado de una factura cambia a “Enviado”, el cliente puede recibir una notificación automática del envío a través del correo electrónico usando una plantilla de correo electrónico predefinida.

•  Enviar automáticamente un mensaje de correo electrónico a los nuevos clientes potenciales.

Cuando se crea un cliente potencial, dependiendo de la fase en la que se identifique el cliente potencial, pueden programarse distintas actividades. Para un cliente potencial en la fase 1, puede enviarse automáticamente una carta introductoria por correo electrónico y programarse una actividad con una fecha de vencimiento de un mes para el seguimiento. Para un cliente potencial en la fase 2, puede programarse una actividad para que un comercial específico llame al cliente potencial y le envíe un catálogo de productos por correo. Para un cliente potencial en la fase 3 ó 4, se programa una actividad para que un comercial específico envíe por fax promociones y gastos colaterales al cliente, con otra actividad de tarea como seguimiento al cabo de una semana.

• Coordinar el tratamiento de los clientes insatisfechos entre ventas y soporte técnico.

Después de que se haya resuelto un caso en el que el cliente haya establecido el nivel de satisfacción en “insatisfecho”, puede programarse automáticamente una actividad para que un comercial realice una llamada a ese cliente. Si el cliente ha establecido el nivel de satisfacción en “muy insatisfecho”, puede programarse automáticamente una actividad para que un jefe realice una llamada a ese cliente.

3.    Recopilar datos de configuración acerca de los productos y los competidores.
Para obtener más información acerca de productos y datos de los competidores, consulte los temas de Ayuda de Microsoft Dynamics CRM 4.0.

4.    Decidir si tiene que personalizar Microsoft Dynamics CRM para satisfacer las necesidades de su empresa.
Para obtener más información acerca de la personalización, vea los temas de Ayuda de Microsoft Dynamics CRM 4.0.

5.    Consultar los informes predeterminados que proporciona Microsoft Dynamics CRM y determinar si son necesarios informes adicionales.

Microsoft Dynamics CRM 4.0 incluye informes estándar que se pueden usar para dar respuesta a cuestiones de empresa habituales. Puede modificarlos o crear unos informes propios si necesita informes adicionales.
A medida que va diseñando el sistema Microsoft Dynamics CRM 4.0, los directores deben revisar los informes relativos a sus áreas para garantizar que satisfarán sus necesidades. La Ayuda incluye un tema acerca de los informes predeterminados de cada área de Microsoft Dynamics CRM 4.0, con un vínculo a un tema detallado en el que se describen las cuestiones de empresa que cubre el informe.

Metodología de Microsoft Dynamics Sure-Step

Microsoft Dynamics Sure Step proporciona una metodología completa, incluida la disciplina de administración de proyectos y las prácticas recomendadas probadas en el campo, además de herramientas fáciles de usar que permiten realizar correctamente la implementación, migración, configuración y actualización de soluciones de Microsoft Dynamics, incluida Microsoft Dynamics CRM. La Metodología Sure Step está disponible para socios de Microsoft y ayuda a reducir riesgos y a realizar la implementación y la configuración de soluciones de Microsoft Dynamics de un modo más previsible

Administración de empresas con Microsoft Dynamics CRM 4.0

En este capítulo se describe el rol del director general en el proceso de implementación y las herramientas de planeamiento disponibles para dicho proceso. Los directores generales tienen un rol fundamental durante todas las fases de una correcta implementación de Microsoft Dynamics CRM 4.0: planeamiento, desarrollo, implementación y fase posterior a la implementación.
Cada organización cuenta con un conjunto de procesos de negocio que le son exclusivos. Para funcionar sin dificultades, las organizaciones deben estandarizar los procesos en la organización y animar a los usuarios a que sigan dichos estándares. Mediante la asignación de los procesos de negocio a Microsoft Dynamics CRM, podrá determinar las áreas en las que tenga que modificar los procesos para que coincidan con Microsoft Dynamics CRM, o configurar y personalizar Microsoft Dynamics CRM para que coincida con sus procesos de negocio.
Microsoft Dynamics CRM es una solución para automatizar los procesos de negocio internos mediante la creación de reglas de flujo de trabajo que describen tareas habituales y repetitivas que afectan a las operaciones diarias de la empresa. Estos procesos se pueden diseñar para asegurar que la información correcta llega a las personas correspondientes en el momento adecuado. También ayudan a los participantes a realizar un seguimiento de los pasos necesarios para completar su trabajo. Debe decidir los procesos que se van a automatizar.
Al implementar Microsoft Dynamics CRM en la organización, su rol consiste en garantizar que los empleados realizan el aprendizaje adecuado y que todos comprenden sus responsabilidades para la administración de datos. Además, al poder realizar la configuración y la personalización mediante la interfaz de usuario de Microsoft Dynamics CRM, los directores generales de muchas organizaciones son los responsables de agregar y quitar usuarios, cambiar los roles de seguridad para cubrir las necesidades de acceso a datos de los empleados, cambiar la pertenencia a colas y equipos, e incluso de personalizar la interfaz de usuario.
Una vez que los empleados empiecen a usar Microsoft Dynamics CRM, debe tener un proceso para decidir cuándo los cambios en las necesidades empresariales precisan cambios en Microsoft Dynamics CRM 4.0.

Novedades de Microsoft Dynamics CRM 4.0 para Outlook

Microsoft Dynamics CRM para Microsoft Office Outlook incluye las siguientes características nuevas:

• Ya no se necesita E-mail Router para enviar y recibir mensajes de correo electrónico de Microsoft Dynamics CRM 4.0.
• La instalación y la configuración ahora son programas independientes.
• Se ha actualizado el aspecto de los componentes de la interfaz de usuario de Office, como la cinta de opciones. La cinta de opciones reemplaza la barra de herramientas y el menú tradicionales.
• Está disponible un Asistente para diagnóstico. Este asistente se puede usar para solucionar problemas con Microsoft Dynamics CRM para Outlook.
• En la aplicación web existen características mejoradas para combinar correspondencia. Con las nuevas características, ahora puede especificar los detalles de la actividad de Microsoft Dynamics CRM que crea la opción de Combinar correspondencia.
• Se ha mejorado el rendimiento. Se han realizado cambios en la sincronización para reducir el tiempo necesario para desconectarse.
• Se incluyen mejoras en la sincronización y el seguimiento de actividades. Las tareas de Microsoft Office Outlook ahora se pueden asignar a cartas, faxes, tareas y llamadas de teléfono de Microsoft Dynamics CRM

Novedades de Microsoft Dynamics CRM E-mail Router

Microsoft Dynamics CRM E-mail Router incluye las siguientes características nuevas:

• Compatibilidad con varios equipos Microsoft Dynamics CRM Server.
• Configuraciones de servidor de correo electrónico entrante y saliente que se mantienen de forma independiente.
• Compatibilidad con servidores de correo electrónico entrante POP3.
• E-mail Router ahora se puede instalar en un equipo basado en Windows Server que no ejecute Microsoft Exchange Jorgen Bontemps Jorgen Bontemps Jorgen Bontemps Jorgen Bontemps Jorgen Bontemps Jorgen Bontemps Jorgen Bontemps Jorgen Bontemps Jorgen Bontemps Jorgen Bontemps

Jorgen Bontemps

Jorgen Bontemps

Novedades del flujo de trabajo MS CRM 4.0

Las nuevas características de flujo de trabajo incluyen lo siguiente:

• En versiones anteriores de Microsoft Dynamics CRM, la creación de flujos de trabajo estaba limitada a los usuarios con permisos para obtener acceso al servidor que estaba ejecutando Microsoft Dynamics CRM. La creación de flujos de trabajo ahora está disponible para todos los usuarios del cliente web de Microsoft Dynamics CRM. Además, los usuarios administrativos ahora pueden supervisar trabajos de flujos de trabajo individuales en la nueva área Trabajos del sistema del cliente web.
• Los trabajos del sistema son procesos que se ejecutan en segundo plano, como trabajos de flujos de trabajo e importaciones masivas. Cuando se inicia un trabajo del sistema, la persona que lo inicia puede seleccionar a quién se le debe notificar por correo electrónico cuando el trabajo finalice.
• El nuevo sistema de flujo de trabajo basado en web está totalmente integrado en el cliente web de Microsoft Dynamics CRM 4.0 y reemplaza la herramienta de Administración de flujos de trabajo basada en servidor. A partir de Windows Workflow Foundation, el nuevo sistema de flujo de trabajo de Microsoft Dynamics CRM 4.0 también admite una gran diversidad de actividades que se crean fuera del cliente web con herramientas de desarrollo como Microsoft Visual Studio.

Novedades de la personalización MS CRM 4.0

Las nuevas características de personalización incluyen lo siguiente:

• Establecer las opciones del Asistente de formulario en propiedades de formulario. Puede establecer opciones sobre cómo se muestra el Asistente de formulario en cada entidad.
• Habilitar detección de duplicados. En cada entidad puede decidir si se habilitará la detección de duplicados.
• Seleccionar el modo del editor de métodos de entrada (IME) para cada atributo. El modo del IME se puede establecer para atributos que acepten texto o números. IME se usa para idiomas asiáticos orientales, como el chino, el japonés o el coreano, para permitir que se escriban con un teclado los miles de caracteres posibles en estos idiomas.
• Descargar archivos de idioma de descripción de servicios web (WSDL). Use los vínculos disponibles en el área Personalización para descargar archivos WSDL para programación.
• Establecer el modo de aplicación. En Configuración del sistema puede seleccionar si Microsoft Dynamics CRM se ejecutará en el modo de aplicación. El modo de aplicación oculta las barras de dirección, las herramientas y los menús en el explorador.
• Establecer la integración de ISV. En Configuración del sistema puede seleccionar si se mostrarán los menús o los botones personalizados.

Novedades de la Administración de datos MS CRM 4.0

Las nuevas características de administración de datos son herramientas para cargar datos en la mayoría de las entidades de Microsoft Dynamics CRM 4.0, y proporcionan formas de asegurarse de la calidad de los datos detectando y combinando registros duplicados. Estas características pueden ayudarle de la forma siguiente:

• Los datos con formato de valores separados por comas (CSV) derivados de diferentes orígenes se pueden migrar a Microsoft Dynamics CRM 4.0 con el Asistente para migración de datos. Este asistente se instala en un equipo cliente.
• Si los datos de origen requieren la creación de valores de lista, atributos o entidades personalizados, el Asistente para migración de datos puede personalizar Microsoft Dynamics CRM 4.0 como parte del proceso de migración.
• El Asistente para migración de datos permite reutilizar asignaciones de datos de migraciones anteriores. A continuación, puede importar datos similares sin tener que reasignar los datos constantemente.
• El Asistente para migración de datos mantiene la relación entre registros al migrar los datos.
• Una nueva característica de asignación automática de importación simplifica la asignación de datos de origen. Si los registros usan la opción de mostrar etiqueta de atributos como encabezados de columna en un archivo CSV, los datos se asignan automáticamente al atributo correcto.
• Los datos se pueden importar a la mayoría de las entidades mediante la nueva área Importaciones de la aplicación. En cada importación, el usuario puede ver el estado de cada registro de la importación.
• Los usuarios pueden recibir una notificación de correo electrónico cuando se complete una importación.
• Los duplicados se pueden detectar automáticamente en varios escenarios. Por ejemplo:

• Al importar registros.
• Al crear o actualizar un registro.
• Cuando Microsoft Dynamics CRM para Microsoft Office Outlook pase de desconectado a conectado, o debido a una acción de flujo de trabajo.

• Los administradores de sistemas pueden ejecutar la detección de duplicados periódica en entidades seleccionadas como trabajos asincrónicos.
•  Los usuarios pueden ejecutar la detección de duplicados desde cualquier vista en registros seleccionados o en todos los registros de la entidad.
• Los administradores de sistemas pueden definir las reglas para la detección de duplicados en cada entidad.
• El control de acceso a las características de administración de datos se basa en privilegios para las nuevas entidades: importaciones de datos, asignaciones de importación y reglas de detección de duplicados, y en nuevos valores de detección de duplicados globales que controlan donde está habilitada la detección de duplicados. 

Novedades de Microsoft Dynamics CRM 4.0 Server

Microsoft Dynamics CRM 4.0 incluye varias características que ofrecen flexibilidad, escalabilidad y facilidad de uso.

Varias empresas

Las versiones anteriores de Microsoft Dynamics CRM Server proporcionaban una solución para una sola organización. Microsoft Dynamics CRM 4.0 permite hospedar varias organizaciones en una sola implementación de Microsoft Dynamics CRM. Esta característica es una gran ventaja para los negocios o las soluciones hospedadas que requieren una separación de datos dentro de la organización. Microsoft Dynamics CRM 4.0 ahora implementa dos tipos de bases de datos:

• Una base de datos de configuración única que almacena metadatos e información de ubicación de todas las organizaciones.
• Una o más bases de datos de organizaciones.

Roles de servidor

Microsoft Dynamics CRM 4.0 Enterprise introduce dos nuevos roles de servidor que proporcionan servicios que aumentan la flexibilidad y la escalabilidad. Usted decide si desea tener un equipo dedicado a un rol de servidor o a los dos roles de servidor.

Los roles de servidor se seleccionan y se instalan durante la instalación de Microsoft Dynamics CRM Server. Los roles de ventanas son los siguientes:

• Rol de servidor de aplicaciones: Este rol de servidor proporciona los servicios y la interfaz de usuario de web de Microsoft Dynamics CRM 4.0.
• Rol de servidor de plataforma: Este rol de servidor permite implementar los servicios asincrónicos, como los servicios de Flujo de trabajo y Correo electrónico en masa, en un equipo independiente.

Conector de Microsoft Dynamics CRM para SQL Server Reporting Services

El Conector de Microsoft Dynamics CRM 4.0 para Microsoft SQL Server Reporting Services es un servicio que conecta el equipo Microsoft Dynamics CRM Server con el equipo SQL Server Reporting Services. El Conector de Microsoft Dynamics CRM para SQL Server Reporting Services elimina la autenticación de doble salto de Kerberos que se requería para implementaciones de Microsoft Dynamics CRM 3.0 cuando estaba instalado Microsoft SQL Server Reporting Services en un equipo independiente.

El Conector de Microsoft Dynamics CRM para SQL Server Reporting Services se instala como un componente independiente.

Paquetes de idiomas de Microsoft Dynamics CRM 4.0

Los paquetes de idioma de Microsoft Dynamics CRM 4.0 permiten a los usuarios mostrar la interfaz de usuario de Microsoft Dynamics CRM 4.0 en un idioma diferente del idioma base. Además, los usuarios pueden mostrar la Ayuda en un idioma distinto del idioma base y del idioma que se muestra en la interfaz de usuario de Microsoft Dynamics CRM 4.0.

Multidivisa

Ahora se admiten varias divisas para los registros basados en transacciones.

Centro de recursos

El Centro de recursos es donde los usuarios, los administradores y los implementadores encontrarán información que les ayudará a usar y configurar Microsoft Dynamics CRM 4.0. El Centro de recursos presenta una gran variedad de contenidos y vínculos a valiosos recursos. Gran parte del contenido del Centro de recursos está creado por expertos de la comunidad de Microsoft Dynamics CRM